Przy pracy zdalnej łatwo założyć, że BHP „dzieje się gdzie indziej”, bo miejsce świadczenia pracy pozostaje poza biurem. Tymczasem pracodawca nadal odpowiada za bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz sporządza ocenę ryzyka dla takiego stanowiska, a na jej podstawie ustala zasady organizacji pracy. Równolegle dochodzą szkolenia BHP, dopasowanie stanowiska do możliwości pracownika oraz obowiązki związane z wypadkiem przy pracy zdalnej. Najczytelniej oddzielić część wspólną dla BHP od tych obowiązków, które są modyfikowane przez specyfikę pracy zdalnej.
Obowiązki pracodawcy w BHP przy pracy zdalnej: zakres i różnice względem pracy stacjonarnej
Praca zdalna nie zwalnia pracodawcy z obowiązków z zakresu BHP. Różnica względem pracy stacjonarnej polega na tym, że przy pracy wykonywanej poza siedzibą firmy zakres obowiązków jest ograniczony w części, w której w typowym modelu pracodawca bezpośrednio organizuje środowisko pracy na swoim terenie.
W obszarze ochrony zdrowia i życia pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy także przy pracy zdalnej. Obejmuje to m.in. konieczność sporządzenia (i aktualizowania) oceny ryzyka zawodowego dla stanowisk zdalnych oraz zapewnienie bezpiecznych narzędzi pracy. Pracodawca nie może ograniczyć się do ogólnych deklaracji – działania BHP powinny odpowiadać realiom pracy wykonywanej poza zakładem.
Jednocześnie w pracy zdalnej występuje częściowe zwolnienie z wybranych obowiązków BHP, które w pracy stacjonarnej pracodawca realizuje bezpośrednio. W praktyce dotyczy to m.in. obowiązków związanych z organizacją i wyposażeniem stanowiska pracy w miejscu wskazanym przez pracownika oraz z zapewnianiem wybranych elementów infrastruktury i świadczeń, takich jak środki ochrony zbiorowej, urządzenia sanitarne, środki higieny osobistej czy posiłki profilaktyczne. Dodatkowo wskazuje się także ograniczenie obowiązków dotyczących współpracy z innymi pracodawcami, gdy różni pracownicy realizują zadania w jednym miejscu.
Równolegle, aby zachować bezpieczeństwo przy pracy zdalnej, pracodawca pozostaje odpowiedzialny za działania BHP w swoim zakresie (w tym za szkolenia oraz aktualizację oceny ryzyka zawodowego), a pracownik ma współuczestniczyć w organizacji pracy w sposób zgodny z ustalonymi wymaganiami BHP. W tym modelu pracownik składa oświadczenie, że warunki pracy w miejscu wskazanym przez niego zapewniają bezpieczeństwo i higienę pracy.
Zakres obowiązków i wskazywane zwolnienia są wiązane z regulacjami prawa pracy, w tym z przepisami Kodeksu pracy (w tym m.in. art. 208, 2091, 212, 232 i 233) oraz zmianami dotyczącymi pracy zdalnej.
- Po stronie pracodawcy pozostaje zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, sporządzenie/aktualizacja oceny ryzyka oraz zapewnienie bezpiecznych narzędzi.
- Po stronie pracodawcy występuje ograniczenie obowiązków dotyczących bezpośredniej organizacji i wyposażenia stanowiska w domu pracownika oraz wybranych elementów infrastruktury i świadczeń.
- Po stronie pracownika jest współuczestnictwo w stworzeniu warunków do bezpiecznej pracy w miejscu wskazanym do wykonywania zadań oraz oświadczenie o spełnianiu wymagań BHP.
Ocena ryzyka zawodowego w pracy zdalnej: dokumentacja i udział pracownika
Ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej ma odpowiadać na pytanie, co w realnych warunkach i sposobie wykonywania pracy może zaszkodzić pracownikom. W praktyce obejmuje więc weryfikację zagrożeń bezpośrednio związanych z miejscem świadczenia pracy wskazanym przez pracownika oraz sposobem organizacji pracy poza siedzibą pracodawcy.
Zakres oceny ryzyka obejmuje m.in. wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz aspekty psychospołeczne. Na tej podstawie pracodawca opracowuje dokumentację, którą pracownik ma otrzymać i z którą ma się zapoznać.
Na podstawie wyników oceny ryzyka pracodawca przygotowuje także informację o zasadach organizacji stanowiska pracy zdalnej. Dokument ten powinien obejmować m.in. zasady bezpiecznego wykonywania pracy, czynności po zakończeniu pracy oraz postępowanie w sytuacjach awaryjnych.
| Etap dokumentowania | Co obejmuje | Rola |
|---|---|---|
| Ocena ryzyka zawodowego | Ustalenie zagrożeń związanych z miejscem i warunkami pracy zdalnej, w szczególności wpływu na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz aspekty psychospołeczne | Pracodawca sporządza lub aktualizuje |
| Informacja o zasadach organizacji stanowiska | Zasady prawidłowej organizacji stanowiska oraz zasady bezpiecznego wykonywania pracy, czynności po zakończeniu pracy i postępowanie w sytuacjach awaryjnych | Pracodawca opracowuje i przekazuje pracownikowi |
| Zapoznanie z dokumentacją | Przekazanie pracownikowi oceny ryzyka i informacji o zasadach organizacji stanowiska pracy zdalnej | Pracodawca udostępnia; pracownik zapoznaje się |
| Oświadczenie pracownika | Potwierdzenie zapoznania się z oceną ryzyka oraz organizacją stanowiska pracy zdalnej zgodną z wymaganiami BHP | Pracownik składa oświadczenie papierowo lub elektronicznie |
| Dopuszczenie do pracy zdalnej | Umożliwienie wykonywania pracy zdalnej na podstawie złożonego oświadczenia i potwierdzenia organizacji stanowiska zgodnie z BHP | Pracodawca dopuszcza pracownika do pracy |
- Aktualizacja oceny ryzyka: pracodawca powinien zaktualizować ocenę ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej, gdy zmieniają się warunki wykonywania pracy lub organizacja stanowiska.
- Powiązanie dokumentacji z organizacją pracy: informacja o zasadach organizacji stanowiska ma przełożyć wyniki oceny ryzyka na praktyczne wymagania dla pracy zdalnej (bezpieczne wykonywanie pracy, czynności po zakończeniu pracy i awarie).
- Rola pracownika: pracownik potwierdza, że zapoznał się z oceną ryzyka i składa oświadczenie dotyczące spełniania wymagań BHP przez jego miejsce pracy zdalnej.
Szkolenia BHP oraz bieżąca kontrola warunków pracy zdalnej
Praca zdalna nie zwalnia pracodawcy z obowiązków BHP. W praktyce oznacza to konieczność zorganizowania pracownikowi szkolenie bhp dla pracy zdalnej – w formie i z zakresem adekwatnym do wykonywanej pracy – oraz prowadzenia edukacji, która ma zwiększać świadomość zagrożeń i znajomość zasad bezpieczeństwa podczas pracy wykonywanej poza siedzibą.
Szkolenia okresowe BHP mogą być realizowane także w trybie zdalnym (np. jako e-learning), w tym w czasie pracy „home office”. Pracownik potwierdza ukończenie szkolenia dokumentem papierowym lub elektronicznym.
Równolegle pracodawca ma uprawnienie do bieżącej kontroli przestrzegania zasad BHP w warunkach pracy zdalnej, czyli do weryfikacji, czy pracownik realizuje wymagania bezpieczeństwa. Kontrola powinna uwzględniać prywatność pracownika i odbywać się po porozumieniu z pracownikiem.
- Obowiązek szkoleń: szkolenie okresowe BHP jest obowiązkowe i ma być zrealizowane w kontekście pracy zdalnej, tak aby aktualizować wiedzę o zasadach bezpieczeństwa i higieny.
- Możliwość realizacji online: szkolenie okresowe BHP może być prowadzone zdalnie przez internet, także w czasie wykonywania pracy „home office”.
- Potwierdzenie ukończenia: pracownik potwierdza ukończenie szkolenia papierowo lub elektronicznie.
- Dopuszczenie do pracy: pracodawca nie powinien dopuszczać do pracy osoby bez ukończonego szkolenia BHP.
- Kontrola BHP: weryfikacja przestrzegania zasad BHP w miejscu pracy zdalnej jest uprawnieniem pracodawcy, realizowanym z poszanowaniem prywatności i po porozumieniu z pracownikiem.
Ergonomia stanowiska i organizacja pracy: wymagania, wyposażenie i wsparcie
Ergonomia stanowiska pracy zdalnej polega na dostosowaniu stanowiska i narzędzi pracy do anatomicznych oraz psychofizycznych możliwości pracownika. Jej celem jest minimalizacja obciążeń (zwłaszcza układu mięśniowo-szkieletowego) oraz zapobieganie dolegliwościom, a więc stworzenie bezpiecznych warunków pracy w domu, nie tylko w biurze.
Przy nieodpowiedniej organizacji stanowiska skutki zdrowotne pracy zdalnej mogą obejmować m.in. bóle kręgosłupa, cieśń nadgarstka i problemy ze wzrokiem. Dlatego znaczenie ma sposób ustawienia stanowiska pracy oraz elementów wyposażenia (np. wysokość siedziska, ustawienie monitora, sposób korzystania z klawiatury i myszą) – tak, aby ograniczać ryzyko przeciążeń wynikających z warunków wykonywania zadań.
Zasady organizacji stanowiska pracy zdalnej powinny wynikać z oceny ryzyka, która wskazuje, jakie elementy trzeba dopasować. W praktyce pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi bezpieczne narzędzia pracy oraz dostęp do niezbędnych materiałów, narzędzi i wsparcia technicznego umożliwiających prawidłowe i bezpieczne wykonywanie pracy. Obowiązek ten obejmuje też zapewnienie pomocy w zakresie użytkowania wyposażenia oraz przekazanie instrukcji (dokumentów lub informacji) dotyczących bezpiecznego posługiwania się sprzętem.
Pracodawca może realizować te wymagania przez ustalenie standardów ergonomicznych dla stanowisk zdalnych. Standardy mogą być spełniane poprzez bezpośrednie dostarczenie sprzętu (np. ergonomicznych mebli i akcesoriów, w tym krzesła, biurka i monitora) albo przez ryczałt/dofinansowanie na zakup wyposażenia. Równolegle pracownik powinien otrzymać instrukcje lub checklistę dotyczącą prawidłowej organizacji miejsca pracy, a następnie ustawić stanowisko zgodnie z zasadami ergonomii. Po stronie pracodawcy pozostaje także bieżące wsparcie w razie wątpliwości — poprzez dodatkowe wskazówki lub zapewnienie brakującego sprzętu, jeśli jest to potrzebne do spełnienia standardów ergonomicznych i zachowania bezpiecznych warunków pracy.
Jeżeli zakres obowiązków wymaga uzupełnienia wiedzy pracowników, pracodawca może zapewnić przygotowanie do bezpiecznego wykonywania pracy poza biurem, w tym jako szkolenie BHP dla pracy zdalnej realizowane zdalnie — tak, aby pracownik znał wymagania dotyczące bezpiecznej organizacji stanowiska i ergonomicznego użytkowania narzędzi pracy.
Wypadek przy pracy zdalnej: zgłoszenie, ustalanie okoliczności i tryb postępowania
Wypadek przy pracy zdalnej to zdarzenie mające związek z wykonywaniem obowiązków służbowych podczas pracy zdalnej. Jeżeli zostanie ono uznane za wypadek przy pracy, uruchamia to po stronie pracodawcy procedury powypadkowe, których elementem jest ustalenie okoliczności i przyczyn zdarzenia oraz przeprowadzenie oględzin miejsca wypadku albo podjęcie działań na podstawie dostępnej dokumentacji i informacji.
Praktycznie ważne jest, aby pracownik znał tryb zgłoszenia i przekazania informacji do zespołu powypadkowego. Następnie pracodawca powinien zorganizować postępowanie powypadkowe, zapewnić pomoc poszkodowanemu oraz wdrożyć działania mające zapobiegać podobnym zdarzeniom w przyszłości.
- Natychmiastowe zgłoszenie wypadku przez pracownika: pracownik niezwłocznie zgłasza wypadek przy pracy w miejscu wykonywania pracy zdalnej, zgodnie z ustaloną procedurą pracodawcy. Zgłoszenie uruchamia dalsze kroki po stronie pracodawcy.
- Organizacja postępowania powypadkowego przez pracodawcę: pracodawca prowadzi działania zmierzające do ustalenia przyczyn i okoliczności zdarzenia oraz zapewnia wymagany tok postępowania.
- Pomoc poszkodowanemu oraz ograniczenie zagrożenia: po wypadku pracodawca podejmuje działania zmierzające do eliminacji lub ograniczenia zagrożenia oraz zapewnia udzielenie pierwszej pomocy (w razie potrzeby z organizacją wsparcia medycznego) i właściwe zabezpieczenie następstw zdarzenia.
- Oględziny miejsca wypadku lub działanie na podstawie dokumentacji: zespół powypadkowy może przeprowadzić oględziny miejsca wypadku po uzgodnieniu terminu z pracownikiem lub, gdy to konieczne, z domownikami. Jeśli okoliczności są jasne, oględziny mogą zostać pominięte, a decyzje mogą opierać się na dostępnej dokumentacji i wiedzy.
- Dokumentacja i działania zapobiegawcze: pracodawca zapewnia sporządzenie wymaganej dokumentacji powypadkowej zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wdraża środki zapobiegawcze, aby uniknąć podobnych zdarzeń w przyszłości.